Archivering en datavernietiging

Archiveren en vernietiging staat volop in de belangstelling. Onder andere door de komst van de AVG kijken organisaties kritischer naar hun informatiehuishouding. Het archiveren én tijdig vernietigen van informatie, een verplichting die er al was, krijgt nu extra aandacht. Veel organisaties kijken naar de informatiehuishouding en het applicatielandschap en vragen zich af hoe ze dit beheer efficiënt kunnen inrichten.

Ook aan de Archiefwet wordt gewerkt. De consultatie is afgesloten en de reacties worden verwerkt, waarna het wetsvoorstel verder wordt behandeld. De nieuwe Archiefwet brengt vooral verduidelijking in de verplichtingen, geen wezenlijke wijziging in de verplichtingen rondom het archiveren en beheren van informatie (naast enkele wijzigingen, zoals de verplichting voor gemeenten om een archivaris aan te stellen).

Voor goed informatiebeheer is goede ondersteuning door informatiesystemen onontbeerlijk. Veelal is het archiveren en vernietigen onderbelicht gebleven bij de (door)ontwikkeling van applicaties. En waar applicaties dit goed ondersteunen, is het beperkt tot de informatie in het eigen systeem. 

Onze Suites voor het Sociaal Domein kennen bijvoorbeeld een uitgebreide functionaliteit voor het selecteren van gegevens (zaken, (cliënt)dossiers, betaalgegevens, enzovoorts) en kan deze, inclusief gekoppelde documenten, vernietigen. De beperking komt echter bij een koppeling met een zaaksysteem: bij vernietiging kunnen de Suites voor het Sociaal Domein het zaaksysteem niet opschonen. En ook andersom kan het zaaksysteem geen gegevens uit de Suites voor het Sociaal Domein vernietigen. 

Er is geen standaard waarop applicaties in ketens dit archiefbeheer goed vorm kunnen geven. Dit is ook de reden dat VNG Realisatie samen met leveranciers in 2019 het project Duurzaam Toegankelijk op Orde is gestart. Ook Centric werkt mee aan dit project door haar kennis in te brengen in de werkgroepen en haar producten door te ontwikkelen.

Centric onderkent deze beperking van ketens. Daarvoor heeft zij een visie geformuleerd in lijn met Duurzaam Toegankelijk op Orde, de principes uit de Common Ground én het huidige applicatielandschap bij gemeenten en andere organisaties. Deze visie hebben wij uiteengezet in ons whitepaper Archiveren en Vernietigen. Voor een uitgebreide toelichting hierop verwijzen we graag naar ons whitepaper.

In de komende jaren zet Centric de volgende stappen met haar applicaties:

 

  • Analyseren hoe archiveren en vernietigen beter ondersteund kan worden in de domeinapplicaties.
  • Toevoegen van bedrijfsregels voor domein specifieke invulling van de selectieregels die de VNG in de selectielijsten voorschrijft.
  • Samenwerken met andere leveranciers aan een standaard om archiveren en vernietigen in ketens vorm te geven.