Archivering en datavernietiging

Grip op informatie is en blijft een belangrijk thema. Om informatie duurzaam toegankelijk te houden, is het beheer van informatie vanaf het eerste moment onmisbaar. De Wet open overheid, maar ook de vernieuwde Archiefwet, benadrukken nogmaals het belang van informatie. Organisaties onderkennen dit belang en kijken dan ook opnieuw naar de informatiehuishouding en het applicatielandschap. En vragen zich daarbij af hoe ze dit beheer efficiënt kunnen inrichten.

Als leverancier van informatiesystemen is Centric vanzelfsprekend doordrongen van het belang van goed informatiebeheer. En wij zijn voortdurend op zoek hoe we onze klanten hiermee nog beter kunnen ondersteunen. Onze Suites voor het Sociaal Domein kennen bijvoorbeeld uitgebreide functionaliteit voor het selecteren van gegevens (zaken, (cliënt)dossiers, betaalgegevens, enzovoorts) en kunnen deze, inclusief gekoppelde documenten, vernietigen. 

Ook Common Ground biedt kansen en uitdagingen om informatiebeheer, archiveren en vernietigen vorm te geven. Het betrekken van gegevens bij de bron zorgt dat we zeker kunnen weten dat de gebruikte informatie authentiek en betrouwbaar is. Maar het werpt ook de vraag op hoe deze informatie in context kan worden beheerd en overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Ketens met informatie zijn op dit moment beperkt doordat er geen goede standaard is waarop systemen in de keten kunnen samenwerken. De Archiefvernietigingscomponent binnen Common Ground is een goede eerste stap. Deze component is beperkt tot zaakgericht werken via de ZGW API’s. Maar er is veel meer informatie in ketens die moet worden beheerd, zoals persoonsdossiers, betaalgegevens en bulkdocumenten.

Centric heeft in 2021 een visie geformuleerd in lijn met Duurzaam Toegankelijk op Orde, de Common Ground-principes én het huidige applicatielandschap bij gemeenten en andere organisaties. Deze visie hebben wij uiteengezet in ons whitepaper Archiveren en Vernietigen. Voor een uitgebreide toelichting hierop verwijzen we graag naar dit whitepaper.

 

In de komende jaren zet Centric de volgende stappen met haar applicaties:

  • Documenten van alle records in de Centric-applicaties zodat gebruikers goed overzicht hebben van de data in applicaties, zodat de organisaties de archiefprocessen kunnen optimaliseren.
  • Toevoegen van bedrijfsregels voor domeinspecifieke invulling van de selectieregels die de selectielijsten voorschrijven.
  • Voor relevante domeinen een MDTO-export (MDTO staat voor Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) realiseren om te kunnen integreren met eDepots. Hiermee ondersteunen we de volledige levenscyclus van informatie, van ontstaan tot en met het eeuwigdurend bewaren of vernietigen. De eerste aansluiting realiseren wij vanuit Centric Leefomgeving.

 

 

Direct naar
Willam van Weelden

Meer weten?

Willam van Weelden

+31 6 22 50 07 80

Willam.van.Weelden@centric.eu