Versterk de grip op uw administratie en laat de zorg voor de techniek aan experts over. Key2Begraven in de cloud ondersteunt u bij alle voorkomende werkzaamheden rond uw begraafplaatsbeheer. Strengere privacyregelgeving en verbeterde online dienstverlening aan uitvaartverzorgers vragen daarbij een nieuwe aanpak.
Actualiteit
Gemeenten zetten in op efficiënt en marktgericht werken. Steeds vaker zien wij dat zij zich exclusief op hun kerntaken willen richten en het technisch beheer van de applicatie willen uitbesteden. Als uw oplossing in de cloud draait, neemt dit de complexiteit van updates en infrastructuur weg en beschikt u altijd over de laatste versie. Bij een efficiënt werkproces hoort gebruiksgemak voor uw medewerkers.
Ook optimale dienstverlening staat hoog op uw lijstje. Bijvoorbeeld de dienstverlening aan uitvaartverzorgers. Zij zijn dag en nacht in touw om hun klanten te bedienen en proberen zich te onderscheiden met maatwerkproducten en excellente service. Uw dienstverlening ondersteunt hen daarbij. U maakt mogelijk dat zij binnen én buiten kantooruren en met een paar klikken een tijdstip voor de plechtigheid kunnen reserveren en dat een bezoek aan het gemeentehuis – voor de aangifte van een overlijden en het reserveren van een graf – niet meer nodig is.
Dienstverlening aan burgers, bijvoorbeeld bezoekers van uw website of begraafplaats, levert u door ze de weg te wijzen naar een graf. Daarbij zoekt u naar eigentijdse oplossingen. Bijvoorbeeld oplossingen die gebruikmaken van het gegeven dat 86% van de Nederlanders ouder dan 12 jaar over een smartphone of tablet beschikt. Bij optimale dienstverlening aan burgers hoort ook dat rechthebbenden tijdig een aanschrijving voor verlenging van een graftermijn krijgen en dat de applicatie bewaakt of er een antwoord volgt.
Zaken zoals privacy en veiligheid van persoonsgegevens zijn actueel en krijgen prioriteit. Vanaf mei 2018 moet u voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of GDPR in het Engels). Dit heeft consequenties voor uw gegevensuitwisseling, want de AVG vereist dat u voldoet aan inzageverzoeken van rechthebbenden. Dat betekent onder andere dat niet-relevante persoonsgegevens direct moeten worden verwijderd, waaronder de gegevens van rechthebbenden van graven waarvan het recht meer dan 7 jaar is vervallen.
Oplossingen
Een efficiënte en gebruiksvriendelijke administratie van uw begraafplaats of crematorium hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn: als u een cloudomgeving gebruikt, dan profiteert u van schaalvoordeel, hoge beschikbaarheid en aanwezige technische kennis. En u beschikt altijd over de laatste versie. Daarom kunt u Key2Begraven in de cloud gebruiken.
Het vernieuwde, procesgestuurde Key2Begraven ondersteunt een efficiënt werkproces. De webapplicatie leidt u stap voor stap door uw werkprocessen en bewaakt toekomstige werkzaamheden, zoals verlengingen en reacties op brieven. Bij het uitvoeren van uw werkzaamheden hoeft u niet meer te denken aan de geldende verordening en mutaties worden automatisch op de achtergrond verwerkt. Zo voorkomt u fouten en kunt u zich volledig richten op uw kerntaak.
‘Met Key2Begraven beschikt u altijd en overal over innovatieve functionaliteit voor uw begraafplaatsadministratie’
Adrie Boonstoppel, Begraven
Uitvaartverzorgers kunnen met onze Begraafplaatsagenda op elk gewenst moment een afspraak maken. Zij vullen de afspraak aan met de door u gewenste aanvullende informatie. U treft daardoor tijdig de juiste voorbereidingen voor de plechtigheid. Het afgelopen jaar hebben wij ook de Begraafplaatsagenda volledig herzien en in een nieuw jasje gegoten. De komende jaren zal deze agenda uitgroeien tot een ondernemersportaal.
Voor uw burgers ontwikkelden wij de Grafzoeker. Als u beschikt over een digitale plattegrond van uw begraafplaats en de graven zijn gekoppeld met Key2Begraven, dan kunt u op de begraafplaats deze oplossing inzetten om uw burgers via hun smartphone de weg te wijzen naar een graf.
De AVG schrijft voor dat u informatie van levende personen actief verwijdert wanneer deze niet meer relevant is. Binnen de begraafplaatsadministratie zijn we gewend om personen voor heel lange termijn actueel te houden. Na 20 of 30 jaar kan een rechthebbende immers besluiten de rechten op het graf te verlengen. Key2Begraven geeft u een signaal zodra personen geen actieve rol meer spelen voor uw administratie.
Via het berichtenverkeer kunt u financiële gegevens direct beveiligd uitwisselen met uw financiële administratie. Daarmee voorkomt u de opslag van privacygevoelige debiteurgegevens op uw netwerk.