Microsoft Office 365

Actualiteit
Onze wereld is in de afgelopen 30 jaar ingrijpend veranderd. Om te blijven voldoen aan de verwachtingen en behoeften van burgers en bedrijven hebben lokale overheden moderne digitale tools nodig. Deze digitale hulpmiddelen ondersteunen ambtenaren optimaal bij het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden en maken veilig online samenwerken mogelijk.

Burgers, bedrijven en ketenpartners verwachten dat het loket van de gemeente 24/7 beschikbaar is. Dat is niet vreemd, want in ons privéleven zijn we gewend dat we altijd en overal onze zaken kunnen regelen. Burgers hebben geen zin meer in een persoonlijke afspraak aan de balie om een rijbewijs te verlengen, dat regelen we liever online.

Om tegemoet te komen aan deze verwachting investeren gemeenten in digitale dienstverlening via selfservice-portalen. Centric zorgt er bijvoorbeeld met de eDiensten voor dat voor burgers en bedrijven de balie nooit meer gesloten is. 

Niet alleen burgers verwachten dat ze op elk moment zaken met de gemeente kunnen regelen. Ook medewerkers willen altijd en overal toegang. En zoals mensen privé bestanden en foto’s delen, verwachten medewerkers dat ook van hun organisatie. Als medewerkers van verschillende afdelingen samenwerken, bijvoorbeeld met projectontwikkelaars en lokale ondernemers, dan komen Dropbox en WeTransfer al snel voorbij.

 

Security en Compliance
Maar IT-verantwoordelijken worden niet bepaald blij van deze alternatieven. Over deze schaduw-IT heeft de gemeente namelijk weinig tot geen controle. Om medewerkers te faciliteren en de juiste compliance te garanderen kunt u Microsoft Office 365 inzetten.

Microsoft Office 365 biedt met Teams en SharePoint handige mogelijkheden om samen te werken en te chatten. En dat werkt op alle apparaten. Daarnaast biedt Microsoft Office 365 Data Loss Prevention en Advanced eDiscovery, zodat u geautomatiseerd datalekken voorkomt én audits kan uitvoeren over alle documenten en communicatie. Hiermee ondersteunt u medewerkers én kunt u een einde maken aan schaduw-IT.

 

Centric en Microsoft Office 365
Veel werkzaamheden gebeuren binnen de taakspecifieke applicaties, niet binnen Office 365. Hoe verhouden deze twee werelden zich?

Veel applicaties zijn inmiddels aangesloten op het zaaksysteem. Toch zijn er ook situaties waarin medewerkers eerst werken in een Word-document of een gemeente ontvangt e-mails die horen bij een proces. Dan is het wel zo handig dat uw Office-pakket in verbinding staat met het zaaksysteem. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om vanuit Outlook een e-mail toe te voegen aan het zaaksysteem of een nieuwe zaak te starten. Gekoppelde applicaties hebben direct toegang tot het document, e-mail en de zaak.

Is het andersom nodig om een document uit het Document Management Systeem (DMS) aan te passen in een groep? Dan gebruikt men goedkeuringsslagen en processtappen. Soms is dat ook precies wat nodig is. Maar is het handiger om tegelijkertijd aan een document te werken? Dan is Microsoft Teams een uitkomst. Als iedereen heeft samengewerkt, voegt de verantwoordelijke medewerker het document vervolgens als nieuwe versie toe in het DMS.

 

Door Microsoft Office 365 te combineren met een zaaksysteem en domeinapplicaties, krijgt u het beste van twee werelden: samenwerken, ook buiten de organisatie. Compliancy, controle én borging binnen uw standaardprocessen. Bovendien gaat Centric in 2020 verder onderzoeken hoe Microsoft Office 365 en de oplossingen van Centric elkaar verder kunnen versterken. De integratie wordt steeds krachtiger.

Om deze combinatie te laten slagen, is een adoptiestrategie noodzakelijk. Want een oplossing werkt alleen als uw medewerkers de waarde daarvan inzien én als ze weten hoe ze de oplossing goed kunnen inzetten voor hun werkzaamheden. U leest alles over deze adoptie in ons Whitepaper: De roadmap naar Office 365 voor gemeenten.