Actualiteit

Of je nu als werkvoorbereider in het groenbeheer in de buitenlucht je e-mail controleert, of je bent bezig achter een bureau om stukken voor te bereiden: we zijn eraan gewend dat we altijd en overal ons werk kunnen doen. Dit geldt natuurlijk voor alle bedrijven en niet alleen voor gemeenten en andere overheidsorganisaties. Maar toch is die werkplek voor een gemeente wezenlijk anders dan voor een doorsnee bedrijf.

Zeker sinds Covid is hybride werken volledig ingeburgerd. En dat vereist een moderne werkplek, zodat je altijd en overal kunt werken zoals jij dat wilt. Of je nu een laptop, smartphone of iPad wilt gebruiken. Is een medewerker op locatie bezig met een keukentafelgesprek? Ook dan moeten e-mail, Word en de Suite4Sociale Regie gewoon beschikbaar zijn. Daarom levert Centric met Microsoft technologie een Managed Modern Workplace, de ‘Gemeente Werkplek’. Dit is een Cloud gebaseerde werkplek oplossing waarmee medewerkers altijd, overal en apparaat onafhankelijk hun kennis kunnen delen én kunnen samenwerken. De kernwoorden voor deze werkplek zijn: gebruikerstevredenheid, innovatievermogen en risicobeheersing. 

De Gemeente Werkplek is anders dan voor een doorsnee bedrijf. Hieronder lichten we een aantal aspecten toe waar de Gemeente Werkplek specifiek rekening mee houdt:

• Focus op beveiliging: Cybersecurityissues, zoals malware, ransomware, phishing en zeroday attacks, liggen altijd op de loer. Een werkplek moet medewerkers en organisaties beschermen en daarvoor ook voldoen aan de BIO;
• ICT-kosten stijgen: ICT-kosten stijgen doordat gemeenten voldoende gekwalificeerd personeel moeten aannemen. Geen sinecure met de huidige arbeidsmarkt. Met de moderne werkplek zijn veel zaken zoals beheer, beveiliging en integratie van systemen al standaard beschikbaar waardoor je geen extra experts hoeft aan te nemen;
• Integraal samenwerken binnen én buiten de gemeente: Burgers worden beter en sneller geholpen wanneer alle overheidsinstanties optimaal met elkaar samenwerken op politiek, bestuurlijk en ambtelijk vlak. Met de werkplek heb je alle applicaties bij elkaar en kun je  direct binnen en buiten de organisatie samenwerken met documenten én digitaal vergaderen;
• VNG-overeenkomst: Vanuit de afspraken met de VNG heb je als gemeente specifieke mogelijkheden om met Microsoft een aangepast contract af te sluiten. Dit speciale aanbod bevat additionele mogelijkheden zoals een compliancy center voor inzicht in documenten om geautomatiseerd datalekken te voorkomen. Maar ook geldt de toepassing van Nederlands recht. De Gemeente Werkplek is natuurlijk toegespitst op alle mogelijkheden uit de VNG Overeenkomst;
• Vergrijzing: 33% van de medewerkers van gemeenten is 60 jaar of ouder. Zowel jongere als meer ervaren medewerkers moeten eenvoudig digitaal kunnen werken. Gebruikersgemak is hierin het sleutelwoord. De Gemeente Werkplek bevat een toegespitst adoptietraject waarbij de verschillende generaties de ondersteuning krijgen die ze (eventueel) nodig hebben om het beste uit de Gemeente Werkplek te halen.

Door deze uitdagingen centraal te zetten in onze aanpak, zorgt Centric voor een moderne werkplek die afgestemd is op de gemeente en invulling geeft aan de uitdagingen. Dit doen we door de Microsoft 365-technologie specifiek in te richten, zodat meetbaar invulling wordt gegeven aan de uitdagingen.

 

Aanpak

De sleutel tot het succes van de Gemeente Werkplek is de mens. De techniek heeft slechts een ondersteunende rol. Door bij de implementatie de adoptie en acceptatie centraal te stellen, maak je als organisatie hét verschil. Wij nemen als IT-partner de zorg voor realisatie, beheer en support van de werkplekomgeving volledig uit handen. Met continu  oog voor de mens, zodat medewerkers de nieuwe mogelijkheden niet wantrouwen maar met open armen ontvangen!

Onze aanpak is gebaseerd op best practices van Centric en Microsoft en aangevuld met onze domeinkennis van gemeenten. Vul dat aan met kennis van de VNG-afspraken en de BIO en je begrijpt: een werkplek uniek afgestemd op de organisatie. In onze aanpak herkennen we vier stappen waarbij de mens, beveiliging, transformatie naar een moderne IT-organisatie en continue innovatie centraal staan. Onderstaand figuur geeft een korte impressie van de 4 stappen.

 

 

Focus op beveiliging

Het open karakter van de Cloud vraagt om moderne beveiligingsmaatregelen. De focus is daarom verlegd van de fysieke beveiliging van de IT-omgeving naar de beveiliging van identiteiten, devices, applicaties en data. 

Om de veiligheid onder alle omstandigheden te kunnen garanderen, gaan wij uit van het Zero Trust model: never trust, always verify. Deze aanpak kenmerkt zich door het principe dat niets als veilig wordt beschouwd en er altijd verificatie plaatsvindt op basis van de identiteit en het gebruikte apparaat. Daarnaast hebben wij de BIO-eisen vertaald naar specifieke eisen voor de werkplek. En wij richten standaard deze eisen in bij elke werkplek.

Ook bieden wij aanvullende mogelijkheden voor de veiligheid met MindYourPass: een revolutionaire manier om met veilige wachtwoorden te werken zónder een wachtwoordkluis of rondslingerende wachtwoorden.

 

Samenwerken

Mensen werken graag samen. Denk bijvoorbeeld aan integrale beleidsontwikkeling, met het bijbehorende programmatisch en projectmatig werken. Daar wringt vaak de schoen, want samenwerken met collega’s, ketenpartners of burgers is een behoorlijke onderneming. Niet iedereen heeft toegang tot dezelfde applicaties en documenten, weet waar collega’s mee bezig zijn, hoe je elkaar kunt vinden en wat de juiste manier van communiceren is. Voor meer informatie over onze visie op samenwerken binnen de gemeente zie ons artikel: Integraal samenwerken binnen de gemeente.

Natuurlijk zijn er allerlei handige hulpmiddelen die samenwerken met anderen mogelijk maken, maar hebben gemeenten controle over deze systemen en de informatie die ze via deze kanalen delen? Zo is een toepassing als WhatsApp privé erg handig maar is het geen veilig zakelijk kanaal. Want wie bepaalt wie toegang heeft tot het gesprek? Wie houdt controle op de gedeelde documenten en waar deze staan? Zo steekt schaduw IT zijn kop op!

Vanuit onze aanpak zorgen we dat in de ‘bewust worden’ fase inspiratiesessies worden gegeven waarmee we laten zien hoe binnen de gemeente het samenwerken bevorderd kan worden. Vanuit het Microsoft 365-platform is de techniek aanwezig, maar met name hoe deze op een juiste manier ingezet wordt levert de extra efficiënt en kennisdeling op. Dit realiseren we doordat adoptie integraal onderdeel is van onze aanpak, waarmee we verschillende generaties binnen een organisatie op een juiste manier aanspreken en benaderen. 

 

Kosten

Om kosten te besparen wordt in een on-premises omgeving vaak te lang doorgewerkt met oude hard- en software, omdat investeren in nieuwe spullen veelal wordt bestempeld als te duur. Dit houdt innovatie tegen en brengt op lange termijn meer kosten met zich mee. Verschuiving naar een flexibel Cloudplatform biedt meer mogelijkheden voor applicaties: je schaalt gemakkelijk op- en af wanneer de organisatie groeit of krimpt en het ondersteunt de medewerkers om beter samen te werken.

Dit zorgt voor verschuiving van kennis die niet meer gericht is op generieke infrastructuur, maar meer op toegevoegde waarde voor de organisatie. Welke functionaliteit kunnen we afnemen vanuit het Cloudplatform waarmee we efficiënt diensten kunnen aanbieden of innoveren. Door dit te combineren met ICT-outsourcing verlaag je de werkdruk van de ICT-afdeling, bereik je schaalvoordeel en kan de organisatie zich focussen op de kerntaken.

 

Moderne werkplek is winst voor het Milieu

De moderne werkplek levert ook een bijdrage aan een beter milieu. Wist je dat 23% van het netwerkverkeer wordt veroorzaakt door e-mails met bijlagen? Door documenten te delen via Teams en Onedrive, kun je enorm besparen op het netwerkverkeer. En daarmee op hardware én elektriciteitsgebruik. Een win-win situatie!

De benodigde opslagcapaciteit is verantwoordelijk voor 24% van de CO2-uitstoot op de werkplek. Door op een juiste manier informatie te delen en regelmatig op te schonen, voorkom je dubbele documenten en rondslingerende kopieën. Dat is noodzakelijk voor een goede informatievoorziening en informatiebeheer. En het helpt ook om de benodigde opslagcapaciteit te reduceren, met een lagere CO2 uitstoot als resultaat.

Daarnaast zijn de datacenters van Microsoft duurzaam. Door de schaalgrootte van het datacenter realiseert Microsoft milieubesparingen die je in een eigen rekencentrum maar zeer moeizaam kunt behalen. Ontzorging is dus niet alleen een kwestie van gemak. De moderne werkplek is óók de beste keus voor het milieu!

 

Innoveren

Innovatie ontstaat daar waar medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen om te zoeken naar nieuwe manieren om dingen beter of anders te doen. Bij een moderne werkplek hebben medewerkers handvatten om te optimaliseren met behoud van kwaliteit. Door binnen de werkplek met PowerApps te werken, kun je specifieke processen goed organiseren en ondersteunen. Met mogelijkheden zoals low-code en RPA, die standaard onderdeel zijn van de moderne werkplek, werk je direct aan meerwaarde terwijl de implementatiekosten laag blijven.

Met low-code richt een organisatie eenvoudig zelf applicaties in die een aanvulling zijn op het bestaande applicatielandschap. Is er een uniek proces wat niet goed past in de bestaande applicaties? Je richt dan eenvoudig een applicatie in zonder te hoeven programmeren. Hiermee wordt een organisatie wendbaarder en is er meer ruimte voor maatwerk.

Heb je daarnaast routinewerkzaamheden die veel tijd kosten? Robotic Process Automation (RPA) is een oplossing waarbij een softwarerobot routinetaken kan overnemen van een medewerker. Moet een medewerker bijvoorbeeld gegevens altijd in twee of drie systemen invoeren? Dan kan de inzet van een softwarerobot veel tijd besparen door dit te automatiseren. Hiermee krijgen medewerkers meer tijd om zich te richten op andere werkzaamheden die hun aandacht vragen.