Actualiteit

Common Ground is een belangrijke ontwikkeling binnen de lokale overheid en krijgt steeds meer vorm. Common Ground verandert de visie op gemeentelijke informatievoorziening. In deze visie wordt ook op een andere manier omgegaan met het uitwisselen van gegevens. 

Naast het gegevens scheiden van de applicaties en processen waarin zij gebruikt worden is het uitgangspunt om data te bevragen bij de bron.  De verwachting is dat de transitie, van een traditionele manier van gegevensuitwisseling naar Common Ground principes, meerdere jaren in beslag neemt. Dit wordt ook door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), gemeenten en andere leveranciers (verenigd in het Groeipact Common Ground) onderkend. Onze strategie hierbij is dat wij onze klanten ondersteunen bij deze transitie door:

1. innovatieve oplossingen te bouwen die aansluiten bij de Common Ground principes en;
2. de continuïteit te behouden op de traditionele wijze van berichtenuitwisseling zolang dit noodzakelijk is.

De eerste stappen die hiervoor nodig zijn hebben wij met de vernieuwing van Key2Datadistributie gezet (versie 2.50 en verder). Met deze vernieuwde basis ontsluiten we naast het traditionele StUF-berichtenverkeer ook API's en hebben wij een voorziening gerealiseerd waarbij bevraging van de BRP vanuit onze applicaties via de “eService Haal Centraal BRP” op basis van de Haal Centraal API kan plaatsvinden. 

Hiermee bieden wij een oplossing om alvast aan te kunnen sluiten gedurende de transitieperiode. Het komende jaar bouwen wij dit verder uit en ontwikkelen we hierop door. Vanzelfsprekend zorgt Key2Datadistributie hierbij voor eenduidige beveiliging en centrale logging van berichten, ofwel: privacy by design. 

Daarmee voldoet de berichtuitwisseling volledig aan de AVG en de BIO.

We zetten in 2021 de lijn van 2020 voort. De lijn waarbij we vervolgstappen nemen voor een Key2Datadistributie naar de cloud, passend binnen de overall strategie van Centric met betrekking tot de transitie naar Software as a Service (SaaS). De SaaS transitie sluit aan bij de technische, beveiligings- en beheers eisen van deze tijd.

Dit betekent concreet dat het eServices portfolio (cloud) verder uitgebouwd wordt en dat een deel van Key2Datadistributie nog on-premises nodig blijft.

Het uitwisselen van gegevens bieden we zoveel mogelijk aan in de vorm van SaaS-diensten, onze eServices, waardoor het beheer voor de gemeenten uit handen wordt genomen. 

De complexiteit van het beheer is bij ons in goede handen. Met de toename van het aantal oplossingen dat in SaaS/cloud wordt geleverd, wordt de brugfunctionaliteit tussen on-premises en cloud steeds belangrijker. Key2Datadistributie speelt een belangrijke rol in die brugfunctionaliteit. Met versie 2.70 (Q1 2021) komen aanpassingen beschikbaar die dit nog beter te ondersteunen. 

Voor een toelichting op onze overkoepelende strategie met betrekking tot Common Ground en de transitie richting SaaS verwijzen wij naar de hiervoor specifiek in dit Productbeleid opgenomen onderdelen.

 

Actualiteit

De Centric Content Services zijn de opvolger van de Module Documentenuitvoer en de Koppelmodule DIS. Centric Documentgeneratie is daarbinnen de oplossing voor het werken met documenten vanuit de SaaS-applicaties van Centric. Dit omvat het aanmaken van documenten, het wijzigen, opslaan en beheren van documenten, scanning en herkenning.

Op dit moment werk je binnen de taakspecifieke applicaties, zoals Key2Financiën en onze Suites voor het Sociaal Domein, met documenten. Je maakt daarbij eenvoudig documenten aan, die vervolgens met Word of Excel kunnen worden geopend of bewerkt. Dezelfde mogelijkheden die je nu hebt, maken wij beschikbaar voor SaaS-applicaties. Maar zonder dat je afhankelijk bent van lokale software, zoals Microsoft Word of de MDU Client op een werkstation. Met deze aanpassingen zorgen wij dat je altijd en overal alle mogelijkheden voor documenten beschikbaar hebt.

De functionaliteiten voor het werken met documenten integreren wij binnen de taakspecifieke applicaties. Je hebt straks geen aparte applicatie voor documentgeneratie. Dat scheelt in de inrichting en beheer. De modeldocumenten en inrichting blijven ongewijzigd.

Op dit moment zijn de onderstaande mogelijkheden beschikbaar met Centric Documentgeneratie. Wanneer de taakspecifieke applicatie aansluit op Centric Documentgeneratie, hangt af van de SaaS-transitie van de applicatie. Op dit moment biedt Centric Documentgeneratie de volgende mogelijkheden:

• Documentgeneratie: het genereren van een document met data uit de applicatie. De huidige modeldocumenten van de Module Documentenuitvoer zijn te hergebruiken. Centric Documentgeneratie ondersteunt .docx en .rtf.
• Documentgeneratie bulk: Het in bulk aanmaken van documenten met data uit de applicatie. Bijvoorbeeld om in een keer een groot aantal aanslagen of facturen te maken. De documenten worden asynchroon uitgevoerd, zodat je met de applicatie kunt werken zoals je gewend bent terwijl de documenten worden aangemaakt. De huidige modeldocumenten van de Module Documentenuitvoer kun je hergebruiken. Centric Documentgeneratie ondersteunt .docx en .rtf.
• Aansluiten externe documentgeneratoren: Via Centric Documentgeneratie sluit je eenvoudig aan op de documentgeneratoren SmartDocuments, Xential en Templafy via de landelijke standaard StUF-DCR.
• Documentenopslag: Centric Documentgeneratie bevat een domeinspecifieke opslag binnen de Centric SaaS-omgeving. Zo zijn al jouw documenten veilig in de cloud opgeslagen en zijn documenten direct beschikbaar in de taakspecifieke applicatie. Wanneer de taakspecifieke applicatie dit ondersteunt is het natuurlijk mogelijk om documenten op te slaan in een zaak- en/of documentmanagementsysteem in plaats van de Centric Documentenopslag.
• Documenten bewerken: Met Centric Documentgeneratie kun je documenten vanuit de SaaS-applicatie bewerken met jouw lokale Word-applicatie zonder dat je de documenten hoeft te downloaden en te uploaden. Hiermee kan een medewerker eenvoudig documenten zien en waar nodig aanpassen, terwijl alle wijzigingen direct worden opgeslagen in de taakspecifieke applicatie.

In 2021 en de jaren daarna breiden we de mogelijkheden van Centric Documentgeneratie uit. Voor Centric Documentgeneratie werken wij via continuous delivery. Wij leveren de functionaliteit uit naar de taakspecifieke applicaties zodra ze gereed zijn. Je kunt deze mogelijkheden gebruiken zodra de applicatie de nieuwe mogelijkheden heeft toegevoegd aan de applicatie.

Op dit moment staan de volgende, nieuwe mogelijkheden op de roadmap:

• Office 365 Online: Wij breiden het raadplegen en bewerken van documenten uit met ondersteuning voor Word Online en andere Office 365-applicaties. Hiermee heeft een medewerker geen lokale Office-installatie meer nodig, maar kan een medewerker documenten in een browser raadplegen en bewerken. Om gebruik te maken van deze mogelijkheid heeft je organisatie een Office 365-licentie nodig.
• E-mail: Op dit moment kan de Module Documentenuitvoer e-mails met bijlagen aanmaken en versturen. Wij breiden Centric Documentgeneratie uit met dezelfde mogelijkheid.
• Excel-generatie: Wij breiden Centric Documentgeneratie uit met ondersteuning voor het generen van Excel-documenten.
• DocMacro: met DocMacro kan een medewerker eenvoudig standaard tekstblokken, lijsten en variabele velden in een document slepen om het document uit te werken. De huidige versie van DocMacro moet lokaal geïnstalleerd worden binnen Office. Wij ontwikkelen een nieuwe versie die ook met de Online-versie van Office werkt.

 

Module Documentenuitvoer

De Module Documentenuitvoer (MDU) zorgt dat taakspecifieke applicaties documenten kunnen aanmaken. In het kader van de SaaS-transitie van deze applicaties hebben wij een SaaS-variant ontwikkeld die gebruikt kan worden in combinatie met deze SaaS-oplossingen. Wij onderhouden de huidige module MDU voor alle taakspecifieke applicaties die lokaal geïnstalleerd zijn.

Wanneer je met een taakspecifieke applicatie de overstap maakt naar Software-as-a-Service zijn de mogelijkheden van de Module Documentenuitvoer beschikbaar binnen de taakspecifieke applicatie. Centric zorgt dat je bij de overgang naar SaaS dezelfde mogelijkheden houdt voor het werken met documenten. De modeldocumenten en inrichting blijven ongewijzigd bij deze overgang. De Module Documentenuitvoer is dan niet meer nodig. Het installeren en onderhouden van specifieke MDU-clients is dan overbodig. Daarmee is het beheer en onderhoud eenvoudiger.

Nieuwe functionaliteit ontwikkelen wij binnen de SaaS-oplossing. Zo is het bijvoorbeeld al mogelijk om vanuit de SaaS-applicaties te koppelen aan een documentcreatie-oplossing van een andere leverancier via de standaard StUF-DCR (Documentcreatie). De lokaal geïnstalleerde Module Documentenuitvoer houden wij technisch bij en ondersteunen wij met onderhoudsreleases.

 

Koppelmodule DIS

In 2020 heeft Centric de Koppelmodule DIS 2.0 gerealiseerd. Hiermee is een belangrijke stap gezet richting SaaS. Koppelmodule DIS 2.0 is een webapplicatie met een nieuwe look-and-feel die het eenvoudiger maakt voor medewerkers om met de Koppelmodule DIS te werken.

Op dit moment is Centric Burgerzaken al aangesloten op de Koppelmodule DIS 2.0. In de eerste helft van 2021 zullen ook Key2Financien en de Suites voor het Sociaal Domein worden aangesloten. Gezamenlijk met deze taakspecifieke applicaties beoordelen we de verdere functionele verbeteringen voor de Koppelmodule DIS. Voor het financieel domein kan hierbij gedacht worden aan integratie met factuurherkenningssoftware in de cloud.

 

Microsoft Office 365

De Corona-crisis raakt ons allemaal. In ons privéleven, maar ook zakelijk. In plaats van op kantoor, ontmoeten we elkaar digitaal vanuit onze huiskamers, keukens, werkkamers, enzovoorts. We videobellen met verjaardagen, om in contact te blijven, voor de wekelijkse teamvergaderingen en zelfs bij raadsvergaderingen. Het werken op afstand blijkt niet alleen heel handig, het is in deze tijd een noodzakelijke voorwaarde om de democratie te laten functioneren.

Met Microsoft 365 geeft medewerkers en partners de mogelijkheid om op afstand te werken en contact te houden. Lees bijvoorbeeld het klantverhaal van de gemeente Beek hoe zij Microsoft Teams in combinatie met iBabs gebruiken voor de digitale raadsvergaderingen en digitale besluitvorming doen via Microsoft Forms. Of het klantverhaal van de Provincie Limburg die met de intrede van Corona haar medewerkers faciliteert in het digitaal samenwerken en vergaderen met behulp van Microsoft Teams.

Centric is bezig om de mogelijkheden van Office 365 verder te integreren in haar applicaties. Zo kun je documenten vanuit Centric-applicaties al jaren bewerken in de Office-applicaties. Ook de Office-applicaties die onderdeel zijn van Office 365. In het komende jaar breiden wij dit uit met de mogelijkheid om vanuit SaaS-applicaties documenten ook te lezen én te bewerken met de Office Online apps van Microsoft 365.  Zo werken medewerkers volledig in SaaS met alle applicaties die zij thuis ook gebruiken. In 2021 gaan wij onderzoeken welke verdere integratiemogelijkheden er vanuit onze applicaties met Office 365 zijn, deze gaan wij dan in de daaropvolgende jaren implementeren.

Het thuiswerken heeft ook minder fijne kanten. Naast moeizamere sociale contacten, misbruiken criminelen de maatregelen rondom corona om malware te plaatsen of via phishing gegevens buit te maken. In de afgelopen jaren zijn helaas ook gemeenten het slachtoffer geworden van hacks en ransomware. Een ingrijpende gebeurtenis die een organisatie zelfs weken kan platleggen. Nu mensen veel thuiswerken, komt er een aanvalsvector bij. Want hebben mensen thuis de beveiliging net zo goed op orde als dat je dat op kantoor hebt? Reden genoeg tot hoofdpijn bij de afdeling ICT.

Vanzelfsprekend ondersteunt Microsoft 365 Multi-Factor Authentication zodat ongeautoriseerde personen geen toegang krijgen tot het account van de medewerker en de data in Microsoft 365, ook als ze het wachtwoord van een medewerker weten te kraken. Daarnaast is er de applicatie Intune, waarmee je de beveiligingsinstellingen voor mobiele apparaten en werkplekken centraal beheert. Hiermee zorg je dat zowel de apparaten die jouw organisatie uitgeeft, als de privé-apparaten zijn beschermd. (Intune is afhankelijk van het afgenomen Microsoft 365-abonnement.)

Om incidenten te voorkomen en eventuele schade te beperken, heb je een robuuste oplossing nodig die helpt om informatie te beschermen. Microsoft 365 biedt Data Loss Prevention en Advanced eDiscovery zodat je geautomatiseerd datalekken voorkomt én audits kan uitvoeren over alle documenten en communicatie. Slaat iemand bijvoorbeeld een Excel-document met persoonsgegevens op? Dan herkent het systeem dit en zorgt het systeem dat dit document niet gedeeld kan worden met externen.

En mocht een machine geïnfecteerd worden met ransomware, dan kan Microsoft 365 met OneDrive dit herkennen, de infectie opruimen én de versleutelde bestanden automatisch herstellen. Zo voorkom je dat belangrijke informatie verloren gaat en kunnen medewerkers vrijwel meteen doorwerken.

Actualiteit

In 2019 heeft Centric gekozen om haar oplossing voor zaaksysteem en DMS naar de toekomst in te vullen met partner Decos. Samen zorgen Centric en Decos dat organisaties bij één partij volledig ontzorgd worden met de beste oplossingen die beschikbaar zijn. Een nieuwe mogelijkheid hiervoor is JOIN Samenwerken.

Efficiënt samenwerken aan bestanden in één veilige omgeving? Samenwerken met partijen zonder zaak- en documentsysteem? Geen kopieën meer en geen verwarring of iemand de laatste versie heeft gehad? Houd de controle met JOIN Samenwerken!

Deel bestanden direct vanuit je zaaksysteem om er met in- en externe partijen aan te werken. Een medewerker of ketenpartner ontvangt een link naar het document in JOIN Samenwerken, zodat documenten niet meer kwijtraken in de mailbox. En doordat je in JOIN Samenwerken zelf de rechten instelt, heb je direct inzicht in alles wat er gebeurt met een document. Alleen de geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot het document. Of ze nu mogen lezen, becommentariëren, bewerken of downloaden. En wil je een bestand niet langer delen? Met een druk op de knop is het geregeld.

Met het e-mailen van documenten naar een gedeelde inbox komt het wel eens voor dat een medewerker de e-mail archiveert. Maar andere medewerkers weten dan niet van het verstuurde document af. Zeker als je een nieuwe versie van een document terug ontvangt van een partner is het dan niet altijd duidelijk wat de juiste versie van het document is en wie het laatst het document heeft bijgewerkt. Met JOIN Samenwerken staat het document centraal, zodat iedereen altijd de laatste stand van zaken heeft.

Ook voor de ontvangende partij biedt deze samenwerkingsmogelijkheid veel voordelen. Is een medewerker ziek of uit dienst? Voeg eenvoudig een nieuw persoon toe aan een samenwerking. Hij of zij heeft direct toegang tot de laatste versie, kan bij alle gedeelde bestanden en kan alle eerdere commentaren inzien. 

De beveiliging is uiteraard goed geregeld: je werkt via een beveiligde verbinding en inloggen kan met tweestaps-verificatie. En ook weet je precies wie wat bijdraagt aan de samenwerking. Op de Historie-pagina zie je in één duidelijk overzicht wat er is gebeurd, zodat het besluitvormingsproces inzichtelijk blijft en je tegelijkertijd een audit-trail hebt.

Actualiteit

 

In 2019 heeft Centric gekozen om haar oplossing voor zaaksysteem en DMS naar de toekomst in te vullen met partner Decos. Door de krachten te bundelen, zorgen Centric en Decos dat organisaties bij één partij volledig ontzorgd worden met de beste oplossingen die beschikbaar zijn.

Centric levert de oplossing van Decos JOIN Zaak & Document. Dit is het flexibele en centrale zaaksysteem dat organisaties in staat stelt om digitaal zaakgericht te werken. Het zaaksysteem van Decos kenmerkt zich door een grote flexibiliteit en keuzevrijheid. De organisatie bepaalt zelf of zaakbehandeling in het zaaksysteem of in een taakspecifieke applicatie wordt afgehandeld. Ook is het mogelijk om een hybride variant te gebruiken, waarin bepaalde onderdelen van het proces in het zaaksysteem kunnen worden afgehandeld terwijl de zaakbehandeling primair in de taakspecifieke applicatie plaatsvindt. Denk bijvoorbeeld aan een document dat vanuit de Suites voor het Sociaal Domein wordt aangemaakt en in het zaaksysteem wordt opgeslagen. Waarbij vervolgens de ondertekening met een digitale handtekening vanuit het zaaksysteem wordt begeleid. Maar ook het begeleiden en voorbereiden van (bestuurlijke) besluitvorming wordt regelmatig hybride ingericht.

JOIN Zaak & Document bevat een volledig geïntegreerde documentmanagementoplossing met een rijke set standaardfunctionaliteiten, zoals workflowmanagement, rapportagefuncties en documentcreatie. 

JOIN Zaak & Document is het collectieve geheugen van iedere organisatie. De standaard recordsmanagementfuncties helpen organisaties om te voldoen aan alle eisen gesteld in de NEN2082 en de Archiefwet voor een duurzaam digitaal archief. Daarnaast beschikt JOIN Zaak & Document over functionaliteiten om blijvend te bewaren archiefbescheiden over te dragen aan een digitale archiefbewaarplaats (e-Depot).

Het zaaksysteem van JOIN bestaat uit de volgende onderdelen:

• JOIN Zaaktypen: zero coding zaaktype-configuratie op basis van IMZTC.
• JOIN Besluitvorming: volledige ondersteuning van het besluitvormingsproces binnen het zaaksysteem. Configuratie vindt volledig zero-coding plaats in de ZTC.
• JOIN Agenderen: functionaliteit voor het opmaken en distribueren van agenda’s, inclusief koppelvlakken met digitale vergaderoplossingen.
• JOIN E-formulieren: volledig met de ZTC en Zaaksysteem geïntegreerde self-service oplossing, compleet met DigiD, eHerkenning, EIDAS en betaalfuncties.
• JOIN Persoonlijke Internet Pagina: selfservice oplossing waarmee burgers zelf inzicht kunnen krijgen in lopende en afgehandelde aanvragen (zaken).
• JOIN Signing Platform: het platform waarmee het zaaksysteem aansluit op de oplossingen voor digitaal ondertekenen, zoals van Centric-partner Validsign.

Het zaaksysteem van Decos is zowel als SaaS beschikbaar als in een on-premises variant. De functionaliteit van beide varianten is gelijk.

Actualiteit

Gemeenten verwerken persoonsgegevens in veel bedrijfsvoeringsprocessen. Veel van deze processen worden ondersteund met applicaties, waarin deze persoonsgegevens worden opgeslagen. Al onze oplossingen schrijven elke verwerking van persoonsgegevens weg naar een privacy-logging. Deze logging kan ontsloten worden binnen de door ons geboden Privacy Workspace. 

Transparantie

Door middel van privacy-logging kan een verwerkingsverantwoordelijke transparantie geven over de verwerking van persoonsgegevens binnen de verschillende applicaties. Er kan antwoord gegeven worden op de vraag wie, wanneer, waarom de persoonsgegevens van een burger heeft verwerkt.

Interne en externe verantwoording

Centric Privacy Workspace maakt het mogelijk om verantwoording af te kunnen leggen naar interne toezichthouders zoals de Functionaris Gegevensbescherming en de Privacy Officer, maar ook richting externe toezichthouders zoals de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy by design

Uitgangspunt voor Centric Privacy Workspace is dat niet meer dan de benodigde gegevens worden opgeslagen en niet langer bewaard worden dan nodig. De verwerkingsverantwoordelijke kan per aangesloten applicatie de bewaartermijn bepalen. Deze wordt door de oplossing automatisch toegepast. Tot slot worden alle persoonsgegevens natuurlijk versleuteld opgeslagen.

Aansluiting applicaties derden

Ook applicaties van derden kunnen privacy logging genereren en aanleveren aan Centric Privacy Workspace. Om uitwisseling mogelijk te maken werkt Centric samen met de VNG aan het realiseren van een API-definitie voor de uitwisseling van privacy logging.